Política de Privacidad

1. Información que Recopilamos

Para la correcta prestación de nuestros servicios de facturación y documentos electrónicos, recopilamos los siguientes tipos de datos:

• Datos de Identificación y Contacto: Nombre o razón social, tipo y número de documento (C.C., NIT, C.E.), nombre del representante legal, dirección física, correo electrónico y número de teléfono o WhatsApp.
• Datos Fiscales y de Habilitación: Copia o datos del RUT, resoluciones de autorización de numeración DIAN, prefijos, rangos autorizados y credenciales técnicas de vinculación ante la DIAN.
• Certificados de Firma Digital: Archivos y claves de certificados digitales gestionados o provistos por el Usuario para la firma criptográfica obligatoria de documentos XML.
• Datos Transaccionales y Documentos Fiscales: Información detallada de facturas, notas crédito/débito, documentos soporte y nómina electrónica, incluyendo ítems, valores, impuestos, retenciones y datos de los clientes o adquirientes del Usuario.
• Datos Técnicos de Conexión: Direcciones IP, registros de actividad (logs de auditoría), tipo de navegador, sistema operativo y fecha/hora de emisión.

2. Finalidades del Tratamiento de la Información

La información recopilada se utiliza exclusivamente para los siguientes fines legítimos y contractuales:

• Generar, estructurar bajo estándar UBL 2.1, firmar digitalmente y transmitir comprobantes a los servicios web de la DIAN.
• Obtener y almacenar el Código Único de Factura Electrónica (CUFE), Código Único de Documento Soporte (CUDS) o Código Único de Nómina Electrónica (CUNE) y los acuses de recibo oficiales.
• Generar y remitir las representaciones gráficas en formato PDF y los contenedores electrónicos (AttachedDocument XML) al Usuario y a sus adquirientes por WhatsApp o correo electrónico.
• Facilitar la consulta histórica, descarga de reportes contables y conciliación mensual para la gestión financiera del Usuario.
• Brindar soporte técnico humano, atención de incidencias y asesoría operativa en tiempo real.
• Cumplir con requerimientos legales, tributarios o judiciales emanados de autoridades competentes en Colombia.

3. Seguridad de la Información y Custodia Criptográfica

Emytu implementa rigurosas medidas técnicas, administrativas y humanas para salvaguardar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos:

• Cifrado en Tránsito y Reposo: Todas las comunicaciones se realizan bajo protocolo TLS 1.3 con cifrado de 256 bits. Los datos sensibles y bases de datos cuentan con cifrado en reposo.
• Protección de Certificados Digitales: Los certificados de firma digital se almacenan en bóvedas criptográficas seguras con acceso restringido exclusivamente para los procesos automatizados de firma de documentos.
• Aislamiento de Entornos: Cada cuenta cuenta con separación lógica de datos y auditoría de accesos para prevenir cualquier consulta o alteración no autorizada.

4. Transmisión y Compartición de Datos con Terceros

Emytu no comercializa, arrienda ni vende bases de datos personales o comerciales. La información únicamente se transmite a los siguientes terceros en estricto cumplimiento del servicio:

• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN): Como entidad receptora y validadora obligatoria de cada documento electrónico emitido.
• Proveedores de Infraestructura en la Nube: Servidores de almacenamiento y procesamiento de alta disponibilidad que cumplen con estándares internacionales de seguridad (ISO 27001, SOC 2).
• Canales de Entrega y Mensajería: Proveedores autorizados de envío de correos transaccionales y la API oficial de WhatsApp (Meta Platforms) para el envío inmediato de comprobantes al Usuario o a sus clientes.

5. Conservación y Retención de Documentos

De conformidad con el Artículo 632 del Estatuto Tributario de Colombia y el Código de Comercio, los documentos electrónicos, sus representaciones gráficas y los acuses de recibo serán conservados por Emytu durante el tiempo que permanezca activa la cuenta del Usuario y por el término legal obligatorio aplicable (mínimo 5 años contados a partir del año siguiente a su emisión).

6. Uso de Cookies y Almacenamiento Local

Utilizamos cookies y almacenamiento local estrictamente necesarios para mantener la sesión autenticada del Usuario, recordar preferencias de interfaz y monitorear el rendimiento técnico de la plataforma. No utilizamos cookies de rastreo invasivo de terceros con fines publicitarios.

7. Ejercicio de Derechos de Privacidad

Usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales cuando proceda, conforme a la legislación aplicable en Colombia. Para conocer el procedimiento detallado, por favor consulte nuestra Política de Habeas Data.

8. Contacto y Consultas sobre Privacidad

Si tiene preguntas, solicitudes o inquietudes respecto al tratamiento de su información, puede comunicarse a través de:

• Correo de Privacidad: hola@emytu.co
• WhatsApp de Atención: +57 300 000 0000
• Responsable: Emytu S.A.S., Bogotá D.C., Colombia.